Ciągle zmieniające się otoczenie prawne, wdrażanie nowych procesów i polityk powoduje że organizacja powinna zapewnić zgodność metod i zasad postępowania z obowiązującymi przepisami prawa i przyjętymi regulacjami.

WAŻNA INFORMACJA !

Do 17 grudnia 2021r. polskie przedsiębiorstwa, podmioty publiczne oraz podmioty finansowe mają obowiązek wdrożyć postanowienia  dyrektywy o ochronie sygnalistów – tj. Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Podmioty prywatne zatrudniające powyżej 249 osób są zobowiązane wdrożyć postanowienia dyrektywy najpóźniej do 17 grudnia 2023r.

Wdrożenie systemu compliance (systemu zarządzania zgodnością) pozwala w szczególności na:

1. Skuteczne monitorowanie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności ustawą o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych,
2. Zarządzanie procesem zgłaszania nieprawidłowości i nadużyć (tzw. whistleblowing),
3. Analizowanie i wykrywanie ryzyk występowania czynów zabronionych w organizacji,
4. Wewnętrzne wsparcie komórek organizacyjnych i zarządu w kontekście zapewnienia zgodności z regulacjami prawnymi, normami, wytycznymi organów kontrolnych,
5. Zapobieganie stratom finansowym i wizerunkowym.

Osobą nadzorującą implementację i przestrzeganie postanowień dyrektywy, polityk compliance oraz wspierającą organizację w ochronie sygnalistów jest COMPLIANCE OFFICER. 

Powierzenie pełnienia funkcji Compliance Officera (Menadżera ds. Zgodności, Specjalisty procesów compliance, Pełnomocnika Systemu Zarządzania Zgodnością) pozwala organizacjom na skuteczne monitorowanie realizowanych i planowanych procesów poprzez m.in.

• zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa,
• identyfikację i monitorowanie ryzyka wynikającego z nieprzestrzegania przyjętych regulacji (polityk, procedur, regulaminów, norm),
• wsparcie i doradztwo właścicielom ryzyk w zakresie zapewnienia zgodności,
• audytowanie i controlling procesów w zakresie compliance,
• monitorowanie przestrzegania polityk i procesów zgodności, w tym polityk antymobbingowych i antykorupcyjnych,
• reagowanie na niezgodności i nadużycia oraz niezwłoczne wdrażanie działań prewencyjnych i korygujących.

Jak możemy pomóc?

W ramach powierzenia funkcji Compliance Office wykonujemy w szczególności:

• informowanie pracowników oraz zarządu o obowiązkach spoczywających na nich w zakresie zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi,
• nadzorowanie procesów compliance w obszarach: organizacyjnym, prawnym, informatycznym, technicznym, fizycznym i personalnym,
• audyty wewnętrzne w zakresie kontroli przestrzegania polityk compliance,
• przygotowywanie niezbędnej dokumentacji systemu compliance, w szczególności polityk i deklaracji zapewnienia zgodności, antykorupcyjnych, zgłaszania nieprawidłowości, procedur oceny wiarygodności i kodeksów etyki,
• opiniowanie i doradztwo w zakresie zapewnienia zgodności,
• koordynowanie procesu zgłaszania zdarzeń, nieprawidłowości i ochrony sygnalistów,
• koordynowanie wdrażania nowych procesów pod kątem zapewnienia zgodności i kontroli ryzyka,
• informowanie kierowników organizacyjnych i zarządu o ryzykach i zmianach w obowiązkach w zakresie compliance,
• przeprowadzanie szkoleń wewnętrznych z zakresu compliance,
• pełnienie roli konsultanta i doradcy prawnego w komórce compliance lub systemie zarządzania zgodnością (Compliance Management Systems).

Posiadamy zespół specjalistów przygotowanych i doświadczonych w zakresie wdrażania i funkcjonowania systemów compliance w obszarze prawnym, organizacyjnym i informatycznym. Nasze autorskie metody zostały wypracowane w oparciu o wiedzę naszego zespołu, doświadczenie zawodowe, cykliczne szkolenia oraz ciągłe monitorowanie zmian w środowisku prawnym i biznesowym. W swoich działaniach wykorzystujemy najlepsze praktyki zapewnienia zgodności i zarządzania ryzykiem, m.in. w oparciu o standardy zarządzania ryzykiem  (ISO 31000), zarządzania działaniami antykorupcyjnymi (ISO 37001), zarządzania zgodnością (ISO 19600) oraz praktyki ochrony sygnalistów w podmiotach zbiorowych.